单位未及时在社保系统给离职人员操作停保，社保已经扣费，如何办理退费？

本人是公司社保经办人，因一名员工4月份离职后，在社保系统后台查询该员工不在本单位名下。以为员工已自行调走社保。后发现5月社保缴交名单中又有该员工，且5月费用社保已扣除。离职员工不同意把已经扣的保费补给单位，希望单位去办理退费，离职员工已不在深圳。回老家了。请问如何办理退费？ 需要准备什么资料？