怎么避免和业主委托的第三方发生施工纠纷?

我公司给一家酒店做施工扩建,有两年的维护保养期限才能收到剩余的10%的工程款。业主在未通知我方人员的情况下,委托第三方(一装修公司)施工改造造成我方所施工项目维护(现为维护项目)中设备遗失(该设备在项目验收后已移交业主方),现业主方要求我方恢复该设备,我公司应该采取什么措施减少损失?怎么预防该事件重复出现呢?