1、建设档案室必须考虑的第一问题——建制问题单位内部的档案室,大多挂靠在一个单位的行政办公室下,办公室主任是行政负责人,档案室主任为业务负责人。安排多少工作人员,视档案数量和档案利用量情况来决定。2、建设档案室必须考虑的第二问题——房子问题2.1得多少间房子档案室不像档案馆,一般情况下不会进行独立建筑的,大多都是在一幢办公楼中设定几间办公室作为档案室。档案室需要几间房子比较合适呢?一般情况下,至少 展开
1、建设档案室必须考虑的第一问题——建制问题单位内部的档案室,大多挂靠在一个单位的行政办公室下,办公室主任是行政负责人,档案室主任为业务负责人。安排多少工作人员,视档案数量和档案利用量情况来决定。2、建设档案室必须考虑的第二问题——房子问题2.1得多少间房子档案室不像档案馆,一般情况下不会进行独立建筑的,大多都是在一幢办公楼中设定几间办公室作为档案室。档案室需要几间房子比较合适呢?一般情况下,至少该有档案整理室、档案利用室、档案管理技术室(主要用来放置服务器、存储设备等,由于有的服务器噪音比较大,在房间安排时应考虑独立,其余的因素暂且不谈)、档案库房4间。根据单位的实际情况安排,不存在什么硬性的标准要求,当然非要扯出《建筑设计规范》说事那是另外一回事。2.2档案室的楼层问题档案室最好不要设置在顶楼或一楼及地下,主要是出于档案基本保护条件的考虑。放在一楼或地下,因为楼层的原因,档案容易受潮,放在顶楼,由于高温,不利于档案的长期保管。若档案利用率很高,档案室放在二、三楼比较理想。一般情况下,由于是机关内部档案室,档案量相对较少,放置密集架不存在压塌楼层的情况,豆腐渣工程除外。3、建设档案室必须考虑的第三问题——管理档案问题人有了,房子有了,第三个问题来谈谈怎么管理档案的问题,人家教授可以写《档案管理学》的专著,我就谈谈自己能想到的4点。3.1档案收集问题档案收集是档案工作的老大难问题,往往是前面的工作干完了,剩下个尾巴老是那么拖着,比如秘书部门,起草文件、下发文件,这是他们的长项,但文件整理归档不见得是其长项,大多的情况是一拖再拖,直到文件丢失的差不多或面临办公室主任“过问”归档情况时才会慌张归档,面对这种情况,有很多人想了很多办法,都不怎么凑效。我也说点不凑效的办法:(1)将归档情况纳入单位考核,由档案室反馈归档情况,由行政办公室代表单位进行通报,对于归档不及时、不完整的部门实施行政制裁;(2)制裁当然是最坏的约束方式,最好的方式得是前期的程序到位,档案流程怎么走,应该有专门的办法,这个办法依据部门职能先拟定出来,按环节进行管理,并且随环节进行监控;(3)有人就会说,那这个环节谁来监控呢?档案室有这个能耐吗?按惯常的情况,档案室是不能指挥谁的,但在一个新创的公司或单位中,档案室可以做到。最最可行的,还是行政办公室,办公室主任带着档案室主任及档案工作人员抽查几次,效果就自然而然出现了,不归档的问题并不是那么难以解决。(4)为啥办公室主任不抽查,这是由部门领导的惰性决定的,没时间只是借口,最直接的是,档案工作在很多场合不能显示政绩,但有时候又在寻求档案佐证政绩,这些权当牢骚,有用的,大伙可采纳试行,若采纳了无效,当做瞎讲,能回来拿砖头拍我,本人会感谢您的。3.2档案整理问题档案怎么整理,这在档案室建设方案中先忽略点,这是个业务问题。3.3档案保管问题档案保管问题,主要在库房,配备密集架、消防系统、去湿、防磁柜等。3.4档案利用问题档案利用,应该制定档案利用流程,这个流程制定出来,最好挂在醒目处,有档案网站的就直接挂到网上去,不要放在大家都不知道的地方,等到某领导检查时拿出来充数。4、建设档案室必须考虑的第四问题——档案补救问题无论怎么想办法,还是会出现查无档案的情况,面临这种状况该怎么办?应该有档案补救办法。这个办法会不会导致档案收集更难呢?不会,档案收集不起来那是档案管理前期问题,而档案因为案卷放错位置、突发事件等情况查找不到该怎么办呢?应该依据查档者提出的问题,将单位的第一行政负责人作为最高解困者,有快速的联动机制,不要将这类问题一直推到最高层,这不是档案补救的最好方式。其实在很多情况下,只是部门之间配合就能解决的,行政办公室的主任就可以协调解决。若碰到历史遗留问题,要和查档者之间进行有效的信息反馈,查来查去,最后的答案是没办法,还让查档者等,这是没有道理的。 收起
