房屋安全问题

楼上新屋装修，把毛坯房地面的一层厚约7厘米的水泥沙石层自行刮掉，只剩下一层钢筋混凝土层，物管方面批准了此行为，本人咨询过小区的监理部门，部门有关负责人亦认为此举不当，建议本人以书面形式与物管进行商议。如果未来出现危害本人利益的影响，此书面资料可作为起诉相关方所需的重要证据。问律师，此书面资料需要如何书写，才能满足上述需求？